Czy wiesz, że nie musisz zatrudniać na etat specjalisty czy fachowca aby skorzystać z jego usług na stałe? Większość firm, po pandemii nauczyła się, że da się pracować zdalnie a więc i można korzystać z cudzych usług, także zdalnie. Sprawdź czym jest outsourcing i jak się zmieniły "zewnętrzne usługi" z których i ty możesz korzystać z korzyścią dla Twojej firmy!
Na czym polega outsourcing?
Outsourcing (z ang. „outside resource using”) to wydzielenie określonych funkcji, procesów lub zadań z Twojej firmy czy organizacji i przekazanie ich do realizacji wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej lub freelancerowi. Może to dotyczyć różnych obszarów: od obsługi kadrowo-płacowej, przez księgowość, IT, aż po rekrutację, szkolenia czy nawet prowadzenie sprzedaży. Coraz częściej zleca się się też na zewnątrz usługi windykacyjne, PR-owe czy marketingowe.
Outsourcing procesowy zakłada przekazanie do obsługi całego procesu – np. obsługi klienta czy zarządzania zapasami. Możesz też wydzielić na zewnątrz tylko jedne z etapów - np. obsługę telefoniczną albo samą wysyłkę towaru. Tego typu rozwiązania pomagają odciążyć firmę w przypadku braku odpowiednich kwalifikacji, ludzi do pracy lub umożliwiają skupienie się na konkretnej specjalizacji i podstawowej działalności oraz na celach strategicznych.
Rodzaje i przykłady outsourcingu - Co opłaca się zlecać na zewnątrz Twojej firmy?
Outsourcing można sklasyfikować na wiele sposobów. Można przyjąć podział według struktury organizacyjnej, czasu trwania współpracy lub według obszarów funkcjonowania firmy, co jest najbardziej praktyczne z punktu widzenia przedsiębiorcy. Dzięki temu łatwiej zdecydować, które procesy warto zlecić na zewnątrz, by zwiększyć efektywność i ograniczyć koszty.
Rodzaje outsourcingu według modelu współpracy:
- Outsourcing zewnętrzny (zewnętrzny dostawca) – polega na zleceniu usług firmie spoza organizacji, często także z innego kraju (offshoring).
- Outsourcing kapitałowy (wewnętrzny) – gdy usługi są realizowane przez jednostkę należącą do tej samej grupy kapitałowej, ale formalnie oddzieloną.
- Outsourcing strategiczny – przekazanie długoterminowych, istotnych procesów biznesowych.
- Outsourcing taktyczny – krótkoterminowe wsparcie w konkretnym obszarze, np. sezonowa rekrutacja pracowników.
Praktyczny podział outsourcingu wg funkcji biznesowych:
- Outsourcing finansowo-księgowy - obsługa księgowości, podatków i sprawozdań finansowych przez zewnętrzne biuro rachunkowe to jeden z najchętniej stosowanych outsourcingów na rynku. Korzyści: Dużo niższe koszty, minimalizacja błędów oraz zgodność z przepisami prawa.
- Zewnętrzne IT i dostęp do technologii - administrowanie infrastrukturą IT czy korzystanie z rozwiązań chmurowych/saasowych to jedna z najchętniej wybieranych usług na zewnątrz. Korzyści: dostęp do najnowszych technologii i kompetencji bez potrzeby tworzenia własnego działu IT.
- Outsourcing HR i rekrutacja zewnętrzna - na zlecenie procesów rekrutacyjnych firmie zewnętrznej decydują się głównie średnie i duże firmy lub o wąskiej specjalizacji. Korzyści: w takiej sytuacji zyskuje się kompetentne wsparcie i dostęp do rozległej bazy potencjalnych kandydatów firmy outsourcingowej.
- Zewnętrzny dział sprzedaży i marketingu - bardzo często zlecane są działania marketingowe takie jak SEO, kampanie reklamowe, social media. Korzyści: lepsze efekty przy niższym koszcie, dostęp do ekspertów z aktualną wiedzą rynkową.
- Obcy dział logistyczny - firmy coraz odważniej decydują się na zewnętrzną obsługę magazynów, dostaw i logistyki. Szczególnie chętnie korzystamy z wyspecjalizowanych hurtowni online, do których chętnie podpinają się sklepy internetowe. Korzyści to brak konieczności utrzymywania zapasów czy elastyczność oraz poprawa szybkości realizacji usług czy sprzedaży.
W praktyce przedsiębiorcy najczęściej zaczynają od outsourcingu prostych funkcji (księgowość, IT, sprzątanie), by z czasem przejść do bardziej zaawansowanych form, takich jak outsourcing sprzedaży czy zarządzania procesami biznesowymi. Kluczem jest zawsze dopasowanie zakresu współpracy do aktualnych potrzeb i celów firmy.
Wady outsourcingu – na co uważać?
Choć outsourcing przynosi wiele korzyści, ma też swoje wady, które powinieneś rozważyć przed podpisaniem umowy:
- Utrata kontroli nad procesami – zwłaszcza zabraknie jasno określonych zasad i mierników efektywności w umowie.
- Ryzyko jakości usług – nie zawsze poziom wykonania zadań odpowiada oczekiwaniom Twoich klientów.
- Zależność od zewnętrznego dostawcy – długofalowa współpraca może prowadzić do uzależnienia od jednego partnera, co jest szczególnie niebezpieczne np. zarządzanie platformą e-commerce.
- Ryzyko utraty danych – szczególnie ryzykowne w przypadku outsourcingu IT czy obsługi klientów z uwagi na wysokie kary związane z RODO.
Dobrym rozwiązaniem jest nie tylko właściwie skonstruowana umowa outsourcingowa czy wybór sprawdzonego partnera. Ważnym elementem są też okresowe kontrole i ustalanie czy poprawianie ustalonych reguł.
Kiedy warto rozpocząć outsourcing?
Decyzja o outsourcingu powinna być poprzedzona analizą potrzeb, kosztów oraz potencjalnych korzyści. Warto korzystać z outsourcingu wtedy, gdy:
- Twoja firma nie posiada wewnętrznych kompetencji w danym obszarze,
- chcesz szybko wdrożyć specjalistyczne usługi,
- liczy się czas, efektywność i elastyczność działań,
- planujesz ograniczenie kosztów lub skalowanie swojej działalności.
Outsourcing jest efektywnym narzędzie, które – przy odpowiednim wdrożeniu – stanowi realny rozwój przedsiębiorstwa. Warto traktować go nie jako koszt, ale jako strategiczną inwestycję w efektywność biznesu.
