Im większa firma, tym większe wyzwanie związane z zorganizowaniem pracy w taki sposób, by każdy wykonywał swoje obowiązki w wyznaczonym zakresie i terminie, dbając przy tym o efektywność i redukowanie kosztów. By móc zarządzać rozwijającym się przedsiębiorstwem, niezbędne okaże się wykorzystanie nowoczesnego sposobu zarządzania. Tak właśnie można zdefiniować pojęcie workflow. Czym dokładnie jest i dlaczego organizacje powinny rozważyć stosowanie go? Sprawdźmy.
Workflow - co to jest?
Czym dokładnie jest workflow? To nic innego jak efektywna metoda organizacji pracy w przedsiębiorstwie, która bazuje na jasnym i syntetycznym podziale ról pracowników, którzy wykonują konkretny proces lub jego element w zgodzie z wcześniej określonymi wytycznymi.
Celem wprowadzenia metody workflow jest przede wszystkim wzrost efektywności i automatyzacja procesów, w których zadania, ale także wszystko, co jest z nimi związane - dane, dokumenty czy wyniki są przekazywane od jednego pracownika do drugiego. W praktyce wygląda to tak, że osoba zarządzająca procesem deleguje konkretny skrawek zadania poszczególnym pracownikom, którzy mają wiedzę o swoim obowiązku, jednak bez dokładnej znajomości całości procesu - jego wpływu na organizację czy znaczenia dla klienta.
Rodzaje workflow
Metoda efektywnego przepływu pracy z roku na rok zdobywa coraz większą popularność w biznesie - nie tylko dużych firmach, ale także tych mniejszych, które dostrzegają u siebie konieczność skalowania i rozwoju procesów biznesowych. Nic więc dziwnego, że workflow już teraz dzieli się na kilka konkretnych podtypów, uzależnionych od specyfiki biznesu, branży, a także sposobu, w jaki zadania są delegowane pracownikom.
Ad-hoc vs. proceduralne
Obie metody pozawalają na zarządzanie przepływem pracy, jednak są one wykorzystywane w innych modelach biznesowych. Workflow ad-hoc to elastyczny sposób przepływu pracy, który nie jest zaplanowany od A do Z i najczęściej jest wcielany w proces jedynie w następstwie wystąpienia konkretnej, sytuacji. To rozwiązanie, które wdrażane jest w przypadku procesów specyficznych, na które nie mamy procedur i które nie zostały wcześniej zaplanowane.
Workflow proceduralny to z kolei przeciwieństwo typu ad-hoc. W proceduralnym przepływie pracy mamy do czynienia z jasno zdefiniowanymi regułami i procedurami, które są uruchamiane każdorazowo podczas realizacji danego procesu z uwzględnieniem obowiązków, przewidywanego czasu wykonania oraz spodziewanego wyniku. To właśnie proceduralny workflow jest najczęściej stosowany w dużych firmach, które mają ustabilizowaną organizację pracy.
Ręczne, półautomatyczne i w pełni zautomatyzowane
W kolejnym rozróżnieniu warto wziąć pod uwagę automatyzację przepływu pracy. Zasadniczo możemy tutaj wymienić trzy metody stosowania workflow:
- Workflow ręczny - przepływ zarządzany przez osoby kierownicze, bez wsparcia systemów IT. To metoda wprowadzana w małych firmach, w których jedna osoba jest w stanie efektywnie zorganizować pracę swojego zespołu i kontrolować utrzymywanie odpowiedniej jakości i wydajności.
- Workflow półautomatyczny - sposób zarządzania zadaniami i przepływem pracy, w którym osoba zarządzająca przy wsparciu konkretnych narzędzi IT jest w stanie delegować zadania, jednak nie ma nad wszystkim pełnej kontroli. Systemy automatyzujące pracę mogą delegować i kontrolować workflow procesów standardowych, podczas gdy menadżer odpowiadać będzie za wdrożenie procedur workflow ad-hoc.
- Workflow automatyczny - workflow całkowicie oparty na oprogramowaniu IT - narzędziach do zarządzania zasobami i zadaniami. Automatyczny przepływ pracy w dużej mierze wyręcza pracowników w wielu zadaniach, kreując przestrzeń do zajmowania się bardziej wymagającymi procesami. To model sprawdzający się w dużych firmach, które realizują wiele procesów jednocześnie, w których uczestnictwo bierze wielu pracowników.
Kluczowe elementy skutecznego workflow
System zarządzania w modelu workflow wymaga pewnej elastyczności na etapie wdrażania w firmie, która wcześniej nie miała do czynienia z takim sposobem zarządzania procesami i zadaniami. Przed podjęciem starań warto ustalić, jakie są najważniejsze elementy, które determinują skuteczność przepływu pracy. Można zaliczyć do nich automatyzację zadań, modelowanie procesu, monitorowanie efektów, a także możliwości integracji systemu z wykorzystywaną w firmie infrastrukturą IT.
Kluczowym komponentem będzie modelowanie procesu. Dzięki dokładnemu przestawieniu poszczególnych, nawet najmniejszych czynności wykonywanych w ramach szerszego procesu, łatwiej będzie nam je zrozumieć, delegować poszczególne elementy kompetentnym pracownikom i przeanalizować ich wpływ na ogólnie pojętą wartość dodaną. Modelowanie procesu daje także potencjał do znalezienia obszarów, które warto poddać automatyzacji. Dzięki temu nie tylko zmniejszymy interakcje człowieka, ale przede wszystkim zwiększymy efektywność przy utrzymaniu wysokiej jakości, wolnej od błędów ludzkich.
System workflow powinien dawać pole do analiz i badań wydajności. Pierwsze etapy wdrożenia nie muszą być wcale dla nas satysfakcjonujące - być może zauważymy zmniejszenie wydajności, a nawet podwyższenie kosztów. Ważne, aby na tym wczesnym etapie udało się przeanalizować źródła tych niedogodności i zmodyfikować workflow, by generował korzyści. Ostatni punkt to integracja z innymi systemami. Jest to niezbędne, planując workflow automatyczny i półautomatyczny, ale również przydatne w każdym innym modelu, który pozwoli nam nie tylko rozszerzyć funkcjonalność workflow, ale także jego efektywność.
Jak zaprojektować workflow krok po kroku
Zaprojektowanie efektywnego modelu workflow jest wyzwaniem indywidualnym, w którym specyficzne potrzeby branży, a ściślej mówiąc firmy i jej procesów powinny być zaspokojone przez metodologię przepływu pracy. Jak stworzyć workflow, który zapewni odpowiednie efekty? Warto zwrócić uwagę na trzy podstawowe obszary, dzięki którym już od pierwszego dnia takiej organizacji pracy będziemy czerpać mierzalne korzyści.
Mapowanie procesu
W pierwszym etapie projektowania workflow warto przyjąć znaną zasadę "od ogółu do szczegółu". A zatem - jaki jest cel wprowadzenia przepływu pracy? Jaki problem ma rozwiązać ten model? Czy chcemy usprawnić proces? Zmniejszyć liczbę interakcji człowieka? A może obniżyć koszty? Warto już na typ etapie wyselekcjonować procesy, które będziemy chcieli poddać zmianie. Gdy ten etap jest za nami, czas na mapowanie procesu, w skład którego wchodzi:
- Analiza wszystkich czynności wykonywanych w ramach procesu;
- Zdefiniowanie odpowiedzialności poszczególnych członków zespołu za daną czynność;
- Ustalenie kolejności i priorytetów każdego elementu procesu.
Gdy rozłożymy proces na części pierwsze, prawdopodobnie na tym etapie znajdziemy obszary, które będą mogły zostać poddane automatyzacji, które wymagają większej kontroli lub które muszą zostać przyspieszone.
Wybór narzędzi i automatyzacji
Selekcja narzędzi i systemów IT wspierających zarządzanie zadaniami i automatyzację procesów to bardzo istotny element wdrażania modelu workflow w każdej firmie. Na tym etapie warto wyjść już z gotowymi pomysłami dotyczącymi sposobu delegowania zadań, automatyzowania konkretnych czynności i ogólnego schematu działania procesu. To ułatwi wybór tych rozwiązań IT, które faktycznie będą mogły zostać dopasowane do potrzeb procesu.
Na rynku dostępnych jest wiele platform, które posiadają wszystkie funkcje wymagane przez metodologię workflow. Przykładem może być EOD i Asana, w których są moduły automatyzacji, zarządzania zadaniami, a także bardzo rozbudowane funkcje analizy i raportowania, dzięki czemu każdy element przepływu pracy będzie można zawsze usprawnić lub zmodyfikować. W praktyce workflow jest w dużej mierze zbieżny z nowoczesnymi technikami zarządzania projektami, dlatego warto spojrzeć na kwestię wyboru narzędzi holistycznie i wdrożyć rozwiązanie, które pokryje więcej potrzeb organizacji.
Testowanie i iteracja
Bardzo rzadko zdarza się, że wprowadzony raz workflow od samego początku będzie w pełni satysfakcjonować. Dlatego, ucząc się na błędach innych, warto poświęcić nieco więcej czasu na testowanie rozwiązania. Dzięki temu zidentyfikujemy każdy obszar do poprawy, a także skupimy się na kwestiach wykorzystania narzędzia w celu zwiększenia efektywności i obniżeniu kosztów procesu.
Wprowadzenie workflow w firmie może przybrać także kształt regularnych iteracji. Po każdym wcześniej ustalonym okresie osoby odpowiedzialne za implementacje wdrożą nowe poprawki i usprawnienia, dzięki czemu po kilku miesiącach system przepływu pracy w całości odpowie potrzebom.
Narzędzia do tworzenia i zarządzania workflow
Projektowanie i zarządzanie przepływem pracy w zdecydowanej większości wypadków realizowane jest przy pomocy dedykowanych platform - narzędzi stworzonych z myślą o takiej metodologii pracy w firmie. Co istotne, są to systemy bardzo elastyczne, które umożliwiają dowolne modelowanie i automatyzowanie procesów bez konieczności znajomości technik programowania.
Platformy no-code/low-code
Spośród wielu dostępnych na rynku rozwiązań do budowania workflow organizacji, bezsprzecznie największą popularnością cieszą się narzędzia typu no-code/low-code. To systemy, które dają pełną swobodę w obszarze automatyzacji i modelowania bez konieczności samodzielnego pisania kody programistycznego. Wszystko odbywa się na bazie interfejsu drag and drop, który zwiększa efektywność realizowania nawet najbardziej zaawansowanych schematów procesu i jego workflow.
Systemy BPM (Business Proces Management)
Narzędzia klasy BPM stanowią podstawę efektywnego zarządzania przepływem pracy w organizacji bez względu na branżę czy skalę działania. To system skrojony na potrzeby wspierania zarządzania procesami biznesowymi. Do jego najważniejszych funkcji należy modelowanie, monitorowanie i automatyzowanie procesów, co jest tożsame z ideą efektywnego workflow w firmie.
